Condizioni Generali di Servizio

Art. 1 – Definizioni

Ai fini delle presenti Condizioni Generali di Servizio si intende per:

• Fornitore: GIOTECH S.r.l., con sede legale in via Principessa Mafalda, 7 · Garbagnate Milanese, P.IVA 09593760961.
• Cliente: la persona fisica o giuridica titolare del Contratto di Servizio attivo con il Fornitore.
• Servizio: il servizio di archiviazione automatica e indicizzazione delle e-mail denominato Giotech Mail Archive.
• Archivio: il repository digitale in cui vengono conservate le copie delle e-mail sincronizzate.
• Sincronizzazione: il processo automatico con cui il sistema del Fornitore accede alla casella email del Cliente tramite protocollo IMAP per recuperare e archiviare i messaggi.
• Credenziali IMAP: username, password e parametri di connessione necessari per la sincronizzazione.
• Dashboard: l'interfaccia web messa a disposizione del Cliente per consultare l'Archivio e gestire il Servizio.
• Ciclo di sincronizzazione: l'intervallo temporale tra due esecuzioni consecutive del processo di sincronizzazione.

Art. 2 – Descrizione del Servizio

Giotech Mail Archive è un servizio di archiviazione automatica delle email aziendali che consente al Cliente di conservare, ricercare e consultare le proprie comunicazioni email in modo sicuro e accessibile nel tempo.

Il Servizio include:

• Sincronizzazione automatica delle email tramite protocollo IMAP o Microsoft 365 (a seconda del piano sottoscritto).
• Importazione dello storico delle email esistenti al momento dell'attivazione.
• Ricerca full-text su oggetto, corpo del messaggio e allegati.
• Accesso alla Dashboard per consultazione, ricerca ed esportazione.
• Conservazione delle email per la durata prevista dal piano sottoscritto (retention).

Art. 3 – Funzionamento della Sincronizzazione

La sincronizzazione avviene tramite accesso periodico alla casella email del Cliente mediante le Credenziali IMAP fornite. Il sistema recupera i messaggi presenti nelle cartelle sincronizzate e li archivia nell'Archivio del Cliente.

La frequenza di sincronizzazione è determinata dal piano sottoscritto. Il Fornitore non garantisce la sincronizzazione in tempo reale ma si impegna a rispettare gli intervalli indicati nei livelli di servizio (Art. 9).

Art. 4 – Limitazioni Tecniche

Il Fornitore declina espressamente ogni responsabilità per mancata archiviazione nei seguenti casi:

• Utilizzo del protocollo POP3: le email scaricate tramite POP3 vengono tipicamente eliminate dal server prima che il sistema di archiviazione possa recuperarle. Il Servizio richiede obbligatoriamente la configurazione IMAP o Microsoft 365.
• Eliminazione preventiva: email eliminate dal server di posta prima del ciclo di sincronizzazione non saranno archiviate.
• Blocchi lato provider: limitazioni imposte dal provider email del Cliente (rate limiting, autenticazione a due fattori non configurata, blocchi IP) che impediscano l'accesso IMAP.
• Credenziali non aggiornate: variazioni delle credenziali IMAP o della configurazione del server non comunicate tempestivamente al Fornitore.
• Interruzioni del server email del Cliente: qualsiasi indisponibilità del server di posta del Cliente che impedisca la connessione IMAP.

Art. 5 – Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

• Comunicare entro 24 ore qualsiasi variazione delle credenziali IMAP, del server di posta, del provider email o della configurazione che possa influire sulla sincronizzazione.
• Notificare tempestivamente eventuali violazioni della sicurezza del proprio server email o delle caselle archiviate.
• Garantire che il proprio server email sia configurato per consentire l'accesso IMAP dal sistema del Fornitore.
• Mantenere attive e valide le credenziali IMAP fornite al Fornitore per tutta la durata del contratto.
• Rispettare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali con riferimento alle email archiviate.
• Non superare i limiti di storage previsti dal piano sottoscritto senza aver sottoscritto il relativo add-on o aggiornato il piano.

Art. 6 – Obblighi del Fornitore

Il Fornitore si impegna a:

• Erogare il Servizio in conformità ai livelli di servizio indicati nell'Art. 9.
• Conservare le Credenziali IMAP del Cliente in forma cifrata e garantirne la riservatezza.
• Non accedere ai contenuti delle email archiviate se non per necessità di manutenzione tecnica, e comunque nel rispetto del ruolo di Responsabile del Trattamento ai sensi del GDPR.
• Notificare il Cliente con almeno 48 ore di anticipo per interventi di manutenzione programmata che comportino indisponibilità del Servizio.
• Garantire la disponibilità dei dati archiviati per almeno 30 giorni successivi alla cessazione del contratto, per consentire al Cliente l'esportazione.

Art. 7 – Limitazioni di Responsabilità

Il Fornitore non è responsabile per:

• Mancata archiviazione di email per cause indicate all'Art. 4 (limitazioni tecniche).
• Perdita di dati derivante da cause di forza maggiore, attacchi informatici al sistema del Cliente o eventi fuori dal controllo del Fornitore.
• Interruzioni del Servizio derivanti da malfunzionamenti dei provider di connettività, data center o infrastrutture di terzi.
• Danni indiretti, lucro cessante o danni consequenziali derivanti dall'utilizzo o dalla mancata disponibilità del Servizio.

In ogni caso, la responsabilità massima del Fornitore è limitata all'importo corrisposto dal Cliente nei 6 mesi precedenti all'evento dannoso.

Art. 8 – Policy di Backup

Il Fornitore effettua backup periodici dell'Archivio secondo la seguente politica:

Art. 9 – Livelli di Servizio (SLA)

I livelli di servizio si intendono riferiti al solo periodo di normale operatività, escluse le finestre di manutenzione programmate e gli eventi di forza maggiore.

Art. 10 – Privacy e GDPR

Nell'erogazione del Servizio, il Fornitore agisce in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), mentre il Cliente rimane Titolare del Trattamento dei dati personali contenuti nelle email archiviate.

Le modalità di trattamento dei dati personali sono disciplinate dall'Informativa Privacy e dal Data Processing Agreement (DPA) allegato al Contratto di Servizio.

Il Fornitore si impegna a non utilizzare i dati archiviati per finalità diverse da quelle strettamente necessarie all'erogazione del Servizio.

Art. 11 – Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore si riserva di modificare le presenti Condizioni con preavviso di 30 giorni, notificando il Cliente all'indirizzo e-mail registrato. La continuazione nell'uso del Servizio dopo tale periodo costituisce accettazione delle nuove condizioni.